Чтобы у госорганов не возникало вопросов к бизнесу, нужно своевременно и в полном объёме сдавать отчётность. Это проще и быстрее делать в электронном виде: без очередей и тонны бумаг. Рассказываем, в чём плюсы электронной отчётности и как на неё перейти.
Не нужно переводить бумагу и ехать в налоговую. К тому же на подготовку электронной отчётности часто даётся больше дней.
В бумажном виде принимают не всегда
В некоторых случаях госорганы обязывают бизнес отчитываться в электронной форме. Например, отчёт по НДС и все отчёты от компаний, в которых больше 100 сотрудников, налоговая принимает только в таком виде. Самый удобный и выгодный сервис сдачи отчетности кстати есть на сайте biztekh.ru.
Чтобы правильно оформить отчёт, читайте правила на сайтах конкретных госорганов.
Как подать электронный отчёт
Есть 2 способа подачи:
1
Через личный кабинет конкретного госоргана.
2
Через ЭДО — оператора электронного документооборота.
В бумажном виде документы подписываются от руки, в электронном — электронной подписью, которую придётся купить в обоих случаях.
Личные кабинеты
Отчитываться через личный кабинет — хороший вариант для ИП и небольших компаний, которые подают минимальное количество отчётов.
Завести личный кабинет можно на сайте любого госоргана, но почти для каждой инстанции он будет свой: единого профиля нет. Через личный кабинет ФНС можно подать отчёты в налоговую, Фонд социального страхования и Пенсионный фонд. На сайтах остальных инстанций придётся заводить профиль отдельно.
Регистрация в любом личном кабинете бесплатная — с помощью учётной записи Госуслуг или квалифицированной электронной подписи (КЭП). Но отправлять документы можно только с КЭП.
Для некоторых госорганов придётся купить ещё одну электронную подпись. Например, для ЕГАИС не подойдёт та, которую используете на сайте ФНС.
Кроме того, придется самостоятельно составлять график и следить за календарем отчётности.
Штраф за не уплаченный вовремя налог составляет до 30 % от общей суммы (п. 1 ст. 119 НК РФ).
Операторы электронного документооборота
Операторы ЭДО настраивают документооборот между контрагентами или между компаниями и государством. Такие организации продают программы для подачи отчётов в госорганы.
В программах отчёты собраны в одном окне — регистрироваться где-то отдельно не нужно, всё можно подписать одной электронной подписью. Как правило, в ЭДО есть ещё шаблоны отчётов, функция проверки ошибок в заполненных формах и календарь бухгалтера — график-напоминалка о сроках сдачи документов.
Такие программы подходят бизнесу, которому приходится сдавать много отчётов. Их цена зависит от количества госорганов, в которые нужно отчитываться (чем их больше, тем выше стоимость), и функций софта. Всех операторов ЭДО государство проверяет и включает в реестр.
Как выбрать программу электронной отчётности
Вот что нужно учесть перед покупкой программы ЭДО, чтобы не пожалеть о вложениях.
Количество направлений отчётности
Определите, в какие госорганы нужно отправлять отчёты. Программа «минимум» — это ФНС, Фонд соцстрахования и Пенсионный фонд. В расширенной версии обычно есть Росстат, Росалкогольрегулирование и Росприроднадзор. Чем больше направлений, тем дороже программа — не платите за те, которые не нужны.
Коммуникация с госорганами
Данные в отчётах могут вызвать вопросы, и тогда госорган направит письмо с требованием пояснений. Если в программе ЭДО нет функции переписки с инстанциями, вы не увидите требование, не сможете ответить и, вероятно, получите штраф.
Интеграция с системами бухучёта
Интеграция нужна, чтобы формировать отчёт в своей системе бухучёта, а отправлять его через программу ЭДО. Без интеграции составлять отчёт придётся в программе, а это займет больше времени.
Работа онлайн
Программы документооборота могут работать офлайн или онлайн. Офлайн-программы устанавливаются на компьютер и там же хранят данные — работать с документами можно только с одного компьютера. Онлайн-сервисы хранят информацию в облаке — через интернет у вас есть доступ к документам с любого компьютера, ноутбука, планшета или телефона. А у некоторых программ ЭДО есть и мобильные приложения.
Некоторые операторы предлагают онлайн и офлайн-версию одной программы. У обеих есть преимущества — выбирайте ту, которая больше нравится.
Календарь бухгалтера
Календарь напомнит об отчётном периоде. Виды отчётов и периодичность подачи зависят от системы налогообложения. График подстраивается под нужный режим и учитывает госорганы, в которые вы должны сдать отчётность.
Проверка данных
Функция сверки предупредит о том, что введённые данные не сходятся, — защитит от ошибок вроде лишнего нуля в сумме.
Подытожим
с
Некоторые отчёты, например, отчёт об НДС, можно подать только в электронном виде.
с
Подсчитайте, скольким госорганам предоставляете отчёты. Если их мало, купите квалифицированную электронную подпись и подавайте отчётность через личные кабинеты. Это бесплатно.
с
Если подаёте много отчётов, купите специальную программу (ЭДО). Это стоит денег, но удобно: отчёты во все госорганы собраны в одном окне и встроен календарь бухгалтера. Выплата штрафов обойдётся дороже.
с
Выбирайте оператора ЭДО из государственного реестра.
с
В программе обратите внимание на количество направлений отчётности — не платите за лишние.
с
Ищите программу, в функции которой входит переписка с госорганами, сверка данных и интеграция с системами бухучёта.
с
Продумайте, как будете работать с отчётами: офлайн с одного компьютера или онлайн — с нескольких устройств. От этого тоже будет зависеть выбор оператора ЭДО.